ورود به سفارش‌ها و پیدا کردن ابزارهای صفحه در رایانه و موبایل

در «سفارش‌ها»، بالای صفحه عنوان، «سفارش جدید»، آیکون مداد برای حالت انتخاب گروهی، و کنترل نمایش جستجو قرار دارند. «خروجی اکسل» نیز زیر عنوان صفحه دیده می‌شود. در ادامه، مراحل وضعیت سفارش، جستجو، فیلترها، فیلترهای ذخیره‌شده و فهرست سفارش‌ها نمایش داده می‌شوند.

• در رایانه، سفارش‌ها به‌شکل جدول‌اند. روی ردیف، شماره سفارش یا نام کالاها بزنید تا جزئیات سفارش باز شود. نام مشتری، پرونده همان مشتری را باز می‌کند.
• در موبایل، هر سفارش یک کارت است. روی کارت بزنید تا جزئیات باز شود. بخش جستجو و فیلترها ابتدا می‌تواند بسته باشد؛ با آیکون جستجوی بالای صفحه آن را نمایان کنید.
• آیکون مداد، حالت انتخاب چند سفارش را فعال می‌کند. در این حالت، کلیک روی سفارش برای انتخاب است؛ برای بازکردن جزئیات، ابتدا با دکمه ضربدر نوار عملیات از انتخاب گروهی خارج شوید.
• نوار مراحل در صفحه کوچک به‌صورت افقی جابه‌جا می‌شود. برای دیدن مراحل بعدی، نوار را به طرفین حرکت دهید؛ نبودن مرحله در بخش قابل‌دیدن صفحه به معنی حذف آن نیست.

دریافت فهرست و مدیریت سفارش به مجوز «سفارشات» وابسته است. بعضی امکانات جانبی، مانند اطلاعات گردش مالی، پیامک و تنظیمات حسابداری، دسترسی جداگانه دارند. اگر صفحه باز می‌شود ولی یکی از درخواست‌ها با خطای دسترسی روبه‌روست، مجوز همان بخش را برای مدیر فعلی بررسی کنید.

معنی اطلاعات هر ردیف سفارش و تفاوت قیمت با مبلغ قابل پرداخت

فهرست سفارش‌ها از جدیدترین زمان ثبت به قدیمی‌ترین مرتب می‌شود. ستون‌های جدول «شماره سفارش»، «نام»، «قیمت»، «مشتری»، «کانال فروش»، «روش ارسال» و «وضعیت» هستند. واحد مبلغ کنار عنوان قیمت، واحد پول تنظیم‌شده فروشگاه است؛ مبلغ‌ها را بدون بررسی این عنوان، تومان یا ریال فرض نکنید.

• «شماره سفارش» کد پیگیری سفارش است. شماره‌ای که زیر آن کنار نشان نرم‌افزار حسابداری دیده می‌شود، شماره فاکتور حسابداری است و کاربرد دیگری دارد.
• «نام» نام کالاهای سفارش و تصاویر خلاصه آن‌ها را نشان می‌دهد. حداکثر سه تصویر نمایش داده می‌شود و علامت مثبت کنار تصاویر، تعداد تصاویر باقی‌مانده است؛ این عدد را تعداد واحدهای خریداری‌شده نخوانید.
• «قیمت» در این فهرست مبلغ پرداخت‌شده است، نه مبلغ کل سفارش. مقدار صفر در جدول رایانه با «پرداخت نشده» نمایش داده می‌شود؛ در کارت موبایل ممکن است همان صفر به‌شکل عدد دیده شود. مبلغ مثبت نیز می‌تواند پرداخت بخشی از سفارش باشد. برای جمع کل و تسویه کامل، جزئیات سفارش را بررسی کنید.
• «مشتری» صاحب سفارش است. اگر نام گیرنده با نام مشتری متفاوت باشد، در جدول نام گیرنده نیز زیر نام مشتری می‌آید. خرید برای فرد دیگر، الزاماً سفارشِ مشتری دیگری نیست.
• «روش ارسال» روش مربوط به مرسوله فروشگاه جاری را نشان می‌دهد. خط تیره یعنی نام روش در این خلاصه موجود نیست. سفارش چندمرسوله‌ای را از جزئیات بررسی کنید.
• «وضعیت» مرحله عملیاتی سفارش است. حلقه یا درصد ظاهری کنار وضعیت، نمایش مرحله است و درصد تسویه یا درصد پرداخت را نشان نمی‌دهد.

تاریخ کنار کانال فروش، زمان ثبت سفارش است. در رایانه با نگه داشتن نشانگر روی تاریخ، تاریخ و ساعت دقیق را می‌بینید. خلاصه ردیف جایگزین بررسی کالا، مدل، تعداد، مرسوله و پرداخت در جزئیات نیست.

جستجوی سفارش با نام، ایمیل، تلفن یا شماره سفارش مشتری

در «سفارش‌ها»، کادر «نام، ایمیل، تلفن یا شماره سفارش مشتری» را به کار ببرید. جستجو روی نام مشتری، تلفن ثبت‌شده مشتری، ایمیل، شماره موبایل حساب و شماره سفارش انجام می‌شود. نام کالا، بارکد، شماره فاکتور حسابداری و کد رهگیری پستی، معیار این کادر نیستند.

1. حداقل سه نویسه وارد کنید. عبارت یک یا دو نویسه‌ای اعمال نمی‌شود؛ چند رقم اول یک شماره کوتاه ممکن است برای جستجو کافی نباشد.
2. اندکی پس از توقف تایپ، فهرست به‌روز می‌شود و به صفحه اول برمی‌گردد. نیازی به دکمه ثبت جستجو نیست.
3. اگر سفارش پیدا نشد، ابتدا وضعیت انتخاب‌شده، تاریخ، پرداخت، روش ارسال و «فقط حذف‌شده‌ها» را بررسی کنید؛ جستجو هم‌زمان با این فیلترها اجرا می‌شود.
4. برای حذف شرط جستجو، متن کادر را پاک کنید. پاک‌کردن جستجو، فیلترهای دیگر را حذف نمی‌کند.

برای سفارش خریداری که گیرنده‌اش شخص دیگری است، جستجو با مشخصات صاحب حساب یا شماره سفارش مطمئن‌تر است؛ نام گیرنده در جستجوی این فهرست جستجو نمی‌شود. برای سفارش آرشیوی نیز باید وضعیت «آرشیو» را انتخاب کنید، چون فهرست عادی سفارش‌های آرشیوی را کنار می‌گذارد.

فیلتر وضعیت سفارش، شمارنده مراحل و پیدا کردن سفارش آرشیوشده

دایره‌های بالای فهرست برای فیلتر کردن سفارش‌ها هستند. انتخاب «جدید»، «تایید شده»، «آماده ارسال»، «ارسال» یا «کامل شده» فقط سفارش‌های همان مرحله را نشان می‌دهد و وضعیت هیچ سفارشی را عوض نمی‌کند. برای تغییر واقعی وضعیت باید سفارش تکی را باز کنید یا از نوار عملیات گروهی استفاده کنید.

با انتخاب دوباره یکی از پنج مرحله اصلی که اکنون فعال است، محدودیت همان وضعیت برداشته می‌شود. منوی «سایر» وضعیت‌های دیگر، از جمله «معلق»، «آرشیو»، «در انتظار پیک»، «پردازش»، «در حال تولید»، «رد»، «لغو» و «تحویل داده شد» را نمایش می‌دهد. عنوان بعضی وضعیت‌ها در قسمت‌های مختلف با صورت‌هایی مانند «بایگانی شده»، «منتظر مأمور ارسال» یا «ارسال شده» دیده می‌شود.

حالت بدون انتخاب وضعیت، سفارش‌های آرشیوی را نشان نمی‌دهد. برای پیدا کردن سفارش بایگانی‌شده، از «سایر» وضعیت آرشیو را صریحاً انتخاب کنید. آرشیو با حذف تفاوت دارد؛ برای سفارش آرشیوشده، روشن کردن «فقط حذف‌شده‌ها» راه‌حل مناسبی نیست.

عدد هر وضعیت، تعداد سفارش‌های همان وضعیت با جستجو و فیلترهای تاریخ، پرداخت، روش پرداخت، روش ارسال و حالت حذف فعلی است؛ عدد محدود به ردیف‌های همین صفحه نیست. انتخاب یک وضعیت، شمارنده وضعیت‌های دیگر را به شمارنده همان وضعیت تبدیل نمی‌کند. صفر بودن شمارنده ممکن است بدون نشان عدد صفر نمایش داده شود.

پس از تغییر وضعیت یا پرداخت، خود فهرست ممکن است زودتر از شمارنده‌های بالا تازه شود. اگر شمارنده با ردیف‌های تازه سازگار نیست، صفحه را دوباره دریافت کنید. همچنین دیده‌شدن یک وضعیت در «سایر» به معنی امکان انتخاب همان وضعیت در فرم تغییر گروهی نیست.

فیلتر سفارش‌ها با تاریخ، وضعیت پرداخت، روش پرداخت و روش ارسال

در بخش فیلترهای «سفارش‌ها»، معیارها را بر اساس مسئله انتخاب کنید. تغییر معیارها بلافاصله روی فهرست اثر می‌گذارد و شماره صفحه به اول برمی‌گردد. انتخاب «همه» یا پاک‌کردن تاریخ، محدودیت همان معیار را برمی‌دارد؛ برای بازکردن دامنه جستجو باید معیارهای دیگر را نیز بررسی کنید.

• «از تاریخ» و «تا تاریخ» مربوط به تاریخ ثبت سفارش هستند، نه تاریخ پرداخت، ارسال یا فاکتور حسابداری. روز شروع از ابتدای روز و روز پایان تا انتهای همان روز محاسبه می‌شود. در محیط فارسی تقویم شمسی نمایش داده می‌شود. برای بازه باز، یک سمت را خالی بگذارید؛ شروع پس از پایان می‌تواند نتیجه‌ای نداشته باشد.
• «وضعیت پرداخت» شامل «همه»، «پرداخت شده» و «پرداخت نشده» است. پرداخت شده یعنی مبلغ پرداخت موفق به مبلغ قابل پرداخت رسیده یا از آن بیشتر است. سفارش با پرداخت ناقص در «پرداخت نشده» می‌ماند، حتی اگر ستون قیمت عدد مثبت نشان بدهد.
• «روش پرداخت» سفارش‌هایی را پیدا می‌کند که سابقه پرداخت با روش انتخابی دارند. وجود روش پرداخت در سابقه، به‌تنهایی موفقیت پرداخت یا تسویه را ثابت نمی‌کند؛ برای پیدا کردن پرداخت‌های تکمیل‌شده، وضعیت پرداخت را نیز انتخاب کنید.
• «روش ارسال» از روش‌های تعریف‌شده فروشگاه انتخاب می‌شود. در سفارش دارای چند مرسوله، ملاک این فیلتر مرسوله متعلق به فروشگاه جاری است. خالی بودن فهرست روش‌ها یا خطای «دریافت روش‌های ارسال ناموفق بود» را با نداشتن سفارش اشتباه نگیرید.
• «فقط حذف‌شده‌ها» خاموش باشد، سفارش‌های حذف‌نشده را می‌بینید؛ روشن باشد، فقط سفارش‌های حذف‌شده را می‌بینید. این گزینه سفارش‌های حذف‌شده را به فهرست عادی اضافه نمی‌کند، بلکه حالت فهرست را تغییر می‌دهد.

مثلاً برای پیدا کردن سفارش‌های پرداخت‌نشده یک بازه که با روش مشخصی ارسال می‌شوند، بازه ثبت سفارش، «پرداخت نشده» و همان روش ارسال را انتخاب کنید. اگر هیچ نتیجه‌ای نیست، محدودیت وضعیت مرحله‌ای را هم کنترل کنید؛ فیلترها با هم اعمال می‌شوند.

ذخیره فیلترهای سفارش برای استفاده تکراری

«ذخیره فیلترها» برای نگه داشتن ترکیب‌های پرکاربرد جستجو است؛ مثلاً سفارش‌های پرداخت‌نشده با روش ارسال مشخص. ابتدا جستجو، وضعیت و فیلترهای موردنظر را تنظیم کنید، سپس در بخش فیلترها «ذخیره فیلترها» را بزنید. این دکمه وقتی هیچ معیار فعالی وجود ندارد، دریافت فیلترهای قبلی کامل نشده یا ذخیره دیگری در جریان است، غیرفعال می‌شود.

1. در «ذخیره مجموعه فیلترها»، «فیلترهای انتخاب‌شده» را بررسی کنید تا عبارت جستجو و محدودیت‌های ناخواسته ذخیره نشوند.
2. در «نام فیلتر» یک نام معنادار بنویسید و «ذخیره» را بزنید. نام خالی یا فقط فاصله پذیرفته نیست و پیام «لطفاً نام فیلتر را وارد کنید.» نمایش داده می‌شود.
3. مجموعه ثبت‌شده در «فیلترهای ذخیره‌شده» کنار ابزارهای فهرست قرار می‌گیرد. انتخاب آن، جستجو و همه معیارهای موجود در مجموعه را جایگزین وضعیت فعلی می‌کند و به صفحه اول می‌رود.
4. انتخاب دوباره همان مجموعه‌ای که اکنون دقیقاً فعال است، جستجو و فیلترها را به حالت اولیه برمی‌گرداند. اگر بعد از اعمال مجموعه، معیاری را دستی تغییر دهید، انتخاب مجدد مجموعه، مقادیر ذخیره‌شده را دوباره اعمال می‌کند.

فیلتر ذخیره‌شده، معیار جستجو را نگه می‌دارد و فهرست ثابت سفارش‌ها یا انتخاب گروهی را ذخیره نمی‌کند. تاریخ‌های ذخیره‌شده هم تاریخ‌های مشخص‌اند؛ مجموعه‌ای با بازه زمانی ثابت، روز بعد خودکار به «امروز» تبدیل نمی‌شود. نام مجموعه نیز آن را به یک عملیات خودکار تبدیل نمی‌کند.

ویرایش، حذف و رفع خطای فیلترهای ذخیره‌شده سفارش

کنار نام مجموعه در «فیلترهای ذخیره‌شده»، منوی اقدامات را باز کنید و «ویرایش» را بزنید. در «ویرایش فیلتر ذخیره‌شده» می‌توانید نام، عبارت جستجو، وضعیت سفارش، تاریخ‌ها، پرداخت، روش‌ها و حالت حذف را تغییر دهید. «ذخیره» تعریف مجموعه را به‌روز می‌کند؛ برای دیدن نتیجه جدید، مجموعه را روی فهرست اعمال کنید.

برای برداشتن مجموعه، «حذف» را بزنید و تأیید «حذف فیلتر ذخیره‌شده» را انجام دهید. حذف فیلتر هیچ سفارشی را حذف نمی‌کند. این کار فقط میان‌بر جستجو را برمی‌دارد. «لغو» در فرم ذخیره یا پنجره حذف، تغییر مربوط به مجموعه را ثبت نمی‌کند.

• «دریافت فیلترهای ذخیره‌شده ناموفق بود.»: با «تلاش دوباره» فهرست مجموعه‌ها را دوباره دریافت کنید. خالی دیده‌شدن این قسمت در حالت خطا را حذف شدن مجموعه‌ها تفسیر نکنید.
• «اطلاعات فیلترهای ذخیره‌شده قابل خواندن نیست. تغییری ذخیره نشده است.» یا «اطلاعات این فیلتر ذخیره‌شده معتبر نیست»: تا رفع خطای اطلاعات، ذخیره یا اعمال معتبر انجام نمی‌شود. نام مجموعه و متن خطا را برای پشتیبانی نگه دارید؛ مجموعه‌های دیگر را برای رفع مشکل پاک نکنید.
• «این فیلتر دیگر وجود ندارد. فهرست را دوباره دریافت کنید.»: مجموعه ممکن است در مراجعه دیگری حذف شده باشد. ابتدا فهرست را تازه کنید و سپس مجموعه موجود را انتخاب کنید.

ذخیره مجموعه‌ها به امکان خواندن و ثبت تنظیمات پنل وابسته است. اگر مدیر می‌تواند سفارش‌ها را ببیند اما مجموعه را ذخیره نمی‌کند، دسترسی تنظیمات و متن خطای ثبت نیز باید بررسی شود.

انتخاب چند سفارش، انتخاب همه صفحه و پاک‌کردن انتخاب‌های قبلی

برای عملیات گروهی در «سفارش‌ها»، تیک سفارش‌های موردنظر را بزنید یا با آیکون مداد وارد حالت انتخاب شوید. در موبایل، پس از فعال‌شدن حالت انتخاب، لمس کارت آن را انتخاب یا از انتخاب خارج می‌کند. نوار پایین صفحه تعداد انتخاب‌ها و ابزارهای «چاپ»، «تغییر وضعیت»، «حذف» و منوی سه‌نقطه را نشان می‌دهد.

تیک انتخاب همه، فقط سفارش‌های صفحه فعلی را به انتخاب اضافه می‌کند؛ همه نتایج جستجو را انتخاب نمی‌کند. با تغییر شماره صفحه می‌توانید سفارش‌های صفحه بعد را نیز اضافه کنید. برداشتن تیک کلی صفحه، موارد همان صفحه را از انتخاب حذف می‌کند و انتخاب‌های صفحات دیگر باقی می‌مانند.

انتخاب‌ها با عوض شدن صفحه یا فیلتر الزاماً پاک نمی‌شوند. بنابراین ممکن است نوار، سفارش‌هایی را نیز در شمارش خود داشته باشد که اکنون جلوی چشم نیستند. پیش از حذف، تغییر وضعیت، چاپ یا خروجی اکسل، عدد انتخاب‌ها را بررسی کنید. برای شروع کار تازه، دکمه ضربدر کنار تعداد را بزنید تا انتخاب‌ها پاک شود و سپس سفارش‌های جدید را انتخاب کنید.

در حالت «فقط حذف‌شده‌ها»، نوار عملیات گروهی عادی در دسترس نیست و عملیات بازیابی در ردیف هر سفارش نمایش داده می‌شود. انتخاب یک ردیف، به‌تنهایی هیچ تغییری ذخیره نمی‌کند؛ اثر عملیات پس از انتخاب ابزار و ثبت یا تأیید آن ایجاد می‌شود.

تغییر گروهی وضعیت سفارش‌ها و انتخاب ارسال پیامک

برای تغییر مرحله چند سفارش، سفارش‌های حذف‌نشده را انتخاب کنید و در نوار پایین «تغییر وضعیت» را بزنید. فرم با عنوان «انتخاب وضعیت» باز می‌شود. پنج مرحله «جدید»، «تایید شده»، «آماده ارسال»، «ارسال شد» و «کامل شده» را می‌توانید انتخاب کنید؛ در «سایر» فقط «معلق»، «آرشیو» و «لغو شده» برای این عملیات ارائه می‌شوند.

1. تعداد و هویت سفارش‌های انتخاب‌شده را بررسی کنید. در فرم گروهی، مقدار اولیه وضعیت «جدید» است و از وضعیت مشترک سفارش‌ها برداشت نمی‌شود.
2. وضعیت مقصد را انتخاب کنید. برای وضعیت‌های بخش «سایر»، پس از زدن «سایر»، مقدار درست را از «وضعیت سفارش» انتخاب کنید؛ ورود به «سایر» ابتدا «معلق» را انتخاب می‌کند.
3. در صورت نیاز «ارسال پیامک برای مشتری» را فعال کنید. این گزینه در فرم گروهی ابتدا خاموش است و برای مرحله غیر از «جدید» پس از تغییر وضعیت ظاهر می‌شود.
4. «ذخیره کردن» را در نوار تغییرات بزنید. انتخاب مرحله به‌تنهایی ثبت نهایی نیست. پس از موفقیت، فرم بسته و فهرست تازه می‌شود.

این عملیات یک وضعیت را روی همه سفارش‌های انتخاب‌شده اعمال می‌کند. سفارش‌هایی که از قبل همان وضعیت را دارند، تغییر وضعیت تازه و اعلان وضعیت تازه ایجاد نمی‌کنند. یادداشت مدیر، کد رهگیری پستی و جمله اختصاصی پیامک از این فرم تغییر نمی‌کنند؛ برای این اطلاعات، هر سفارش را جداگانه باز کنید. «در حال تولید» و «تحویل داده شد» نیز از جزئیات سفارش تکی قابل انتخاب‌اند.

اگر مقصد «جدید» است و نوار ذخیره ظاهر نمی‌شود، فرم گروهی با همین مقدار اولیه باز شده و انتخاب آن به‌تنهایی تغییر مؤثر فرم محسوب نمی‌شود. برای بازگرداندن واقعی یک سفارش به «جدید»، از جزئیات همان سفارش استفاده کنید؛ وضعیت یا گزینه اطلاع‌رسانی نامرتبط را فقط برای فعال کردن ذخیره تغییر ندهید.

اگر با تغییرات ثبت‌نشده فرم را ببندید، نوار ذخیره توجه شما را جلب می‌کند و خروج مستقیم متوقف می‌شود. «لغو تغییرات» مقادیر فرم را به حالت قبلی برمی‌گرداند؛ این دکمه، تغییرات قبلاً ثبت‌شده سفارش‌ها یا پرداخت‌های انجام‌شده را برنمی‌گرداند.

پنجره پرداخت هنگام تغییر گروهی وضعیت و ضرورت بررسی دوباره مرحله سفارش

در تغییر گروهی به «تایید شده»، «آماده ارسال» یا «کامل شده»، اگر سفارش فاقد مبلغ پرداخت موفق باشد، ابتدا پنجره «پرداخت سفارش» نمایش داده می‌شود. برای چند سفارش، شماره‌ای مانند «1 از 3» در عنوان پنجره نشان می‌دهد اکنون کدام تأیید در نوبت است.

«تایید» این پنجره تأیید مدیریتی پرداخت است و می‌تواند موجودی انبار را کم و تراکنش مالی ثبت کند. این انتخاب را فقط وقتی انجام دهید که تأیید وصول یا ثبت پرداخت غیرآنلاین برای همان سفارش صحیح است. صرف نیاز به جابه‌جایی وضعیت، دلیل کافی برای تأیید دریافت وجه نیست. «لغو» تأیید جاری را متوقف می‌کند، ولی پرداخت سفارش‌هایی که در پنجره‌های قبلی تأیید کرده‌اید برگردانده نمی‌شود.

در مسیر گروهی فعلی، بررسی نیاز به پرداخت پیش از اعمال وضعیت انجام می‌شود. پس از پایان تأییدهای پرداخت، فرم ممکن است بسته شود، اما درخواست تغییر وضعیت خودکار دوباره اجرا نمی‌شود. فهرست را تازه کنید، وضعیت واقعی سفارش‌ها را ببینید و اگر هنوز به مرحله مقصد نرسیده‌اند، تغییر گروهی وضعیت را دوباره ثبت کنید. بسته‌شدن پنجره پرداخت را به معنی ثبت مرحله مقصد ندانید.

پرداخت ناقص با پرداخت صفر یکسان نیست: وجود مبلغ موفق، الزام این پنجره را ممکن است برطرف کند، ولی تسویه کامل را ثابت نمی‌کند. اگر مشتری پرداخت بانکی انجام داده و سفارش هنوز پرداخت‌نشده است، ابتدا تراکنش را از «گردش مالی» بررسی کنید؛ تأیید دستی پرداخت جای بررسی نتیجه درگاه نیست.

تفاوت معلق، آرشیو، لغو و حذف سفارش در عملیات گروهی

برای کنار گذاشتن موقت یا پایان دادن به یک سفارش، وضعیت مناسب را با هدف کار انتخاب کنید. «معلق» وضعیت رسیدگی را تغییر می‌دهد. «آرشیو» سفارش را از فهرست عادی بدون فیلتر وضعیت کنار می‌گذارد، ولی از طریق فیلتر آرشیو قابل پیدا کردن است. هیچ‌کدام جای حذف یا بازپرداخت نیستند.

«لغو شده» اثر عملیاتی و مالی دارد. لغو می‌تواند فرایند بازگشت موجودی سفارش پرداخت‌شده، برگشت اعتبار مشتری در شرایط مجاز و درخواست لغو یا استرداد در روش‌های پرداخت پشتیبانی‌شده را آغاز کند. این مسیر برای چند سفارش نیز روی همه موارد انتخابی اجرا می‌شود؛ پیش از ذخیره، انتخاب‌ها و علت لغو را بررسی کنید.

برای پرداخت‌های اسنپ‌پی، ترب‌پی، خرید با دیجی‌کالا و دیجی‌پی، مسیر لغو با سرویس پرداخت مربوط درگیر می‌شود. ثبت وضعیت لغو، به‌تنهایی زمان و نتیجه نهایی استرداد در آن سرویس را ثابت نمی‌کند. برای روش‌های دیگر هم برگشت وجه به کارت بانکی را از تغییر وضعیت نتیجه نگیرید؛ در شرایط مجاز، اعتبار ممکن است به کیف پول مشتری برگردد.

«حذف» فقط سفارش را از فهرست عادی حذف می‌کند و راه بازیابی دارد؛ پرداخت، موجودی یا فاکتور حسابداری را مانند یک لغو تسویه نمی‌کند. همچنین تغییر سفارش لغوشده به مرحله‌ای دیگر، بازگرداندن خودکار اثر مالی یا موجودیِ لغو نیست. برای اصلاح لغو اشتباه، ابتدا وضعیت تراکنش، کیف پول، موجودی و فاکتور مرتبط را بررسی کنید و از رفت‌وبرگشت مکرر وضعیت برای جبران استفاده نکنید.

چاپ گروهی فاکتور، برچسب پستی، بسته‌بندی، جمع‌آوری انبار و گزارش کامل

در «سفارش‌ها»، سفارش‌های موردنظر را انتخاب کنید و «چاپ» را از نوار پایین باز کنید. در رایانه، گزینه‌ها در منوی کنار دکمه و در موبایل در پنجره پایین صفحه دیده می‌شوند. چاپ فقط برای انتخاب‌های فعلی آماده می‌شود و سفارش‌های دیگرِ فیلترشده را خودکار شامل نمی‌شود.

• «برچسب پستی»: برای آماده‌کردن اطلاعات مرسوله و گیرنده جهت چسباندن روی بسته است. چاپ این برچسب، ثبت مرسوله در سامانه شرکت حمل، خرید پست یا ایجاد کد رهگیری نیست.
• «فاکتور»: فاکتور هر سفارش را با تنظیمات قالب چاپ فروشگاه آماده می‌کند. چاپ فاکتور با ثبت سند در حسابداری یا ثبت مالیاتی تفاوت دارد.
• «لیست بسته بندی»: کالاهای سفارش‌ها را با تفکیک شماره سفارش برای بسته‌بندی نشان می‌دهد؛ نام و مدل، بارکد، تعداد و توضیحات مرتبط در خروجی کاربرد دارند.
• «لیست جمع آوری انبار»: تعداد کالا و مدل یکسان را میان سفارش‌های انتخابی جمع می‌کند تا انباردار مجموع لازم را بردارد. دو مدل متفاوت یک کالا، صرفاً به علت نام مشابه یکی نمی‌شوند. این خروجی موجودی انبار را تغییر نمی‌دهد.
• «گزارش کامل سفارش‌ها»: نمایی برای مرور هم‌زمان شماره و زمان سفارش، وضعیت، مشتری و موبایل، آدرس، روش پرداخت و ارسال، کالاها و تعدادهاست. این گزارش را برای کنترل عملیات به کار ببرید؛ با فاکتور فروش یا اکسل یکسان نیست.

مثلاً برای آماده‌سازی ده سفارش، ابتدا «لیست جمع آوری انبار» را برای برداشتن مجموع کالاها و سپس «لیست بسته بندی» را برای تقسیم آن‌ها میان سفارش‌ها بگیرید. استفاده از لیست تجمیعی به‌تنهایی نشان نمی‌دهد هر مشتری کدام تعداد را باید دریافت کند.

در لیست‌های بسته‌بندی و جمع‌آوری فعلی، اقلام اصلی سفارش مبنا هستند و کالاهای مکملِ زیرمجموعه به‌صورت جدا باز نمی‌شوند. اگر سفارش کالای زیرمجموعه دارد، برای کامل‌بودن بسته، جزئیات سفارش یا چاپ فاکتور و «گزارش کامل سفارش‌ها» را هم بررسی کنید. نبودن مکمل در این دو لیست کاری را حذف شدن آن از سفارش ندانید.

اگر سفارش پرداخت شده ولی عنوان چاپی «پیش‌فاکتور» است، پرداخت را صرفاً از روی عنوان چاپ قضاوت نکنید. قالب چاپ زمانی حالت سند رسمی را انتخاب می‌کند که شناسه فاکتور و کد منحصر به فرد مالیاتیِ مرتبط دریافت شده باشند؛ صرف پرداخت یا داشتن شماره سفارش برای این انتخاب کافی نیست. عنوان‌های رسمی و غیررسمی نیز از تنظیمات قالب قابل تغییرند.

تا دریافت اطلاعات فروشگاه و تنظیمات لازم، بعضی دکمه‌های چاپ غیرفعال‌اند. بعد از آماده‌سازی، پنجره چاپ مرورگر باز می‌شود؛ چاپگر یا ذخیره PDF را همان‌جا انتخاب کنید. لغو پنجره چاپ، سفارش را حذف یا لغو نمی‌کند. در خطای «خطا در بارگذاری اطلاعات یا آماده‌سازی چاپ»، ابتدا تعداد انتخاب‌ها و بازشدن جزئیات آن سفارش‌ها را بررسی و سپس دوباره تلاش کنید.

تنظیم ظاهر چاپ سفارش‌ها و اطلاعاتی که روی خروجی دیده نمی‌شوند

برای اصلاح اندازه کاغذ، اطلاعات گیرنده یا ستون‌های چاپ، از جزئیات یک سفارش وارد «تنظیمات چاپ» شوید. «قالب چاپ فاکتور» و «قالب چاپ برچسب پستی» تنظیمات جدا دارند. تغییر یکی، تنظیمات دیگری یا قالب «گزارش کامل سفارش‌ها» و لیست‌های کاری را تغییر نمی‌دهد.

در قالب فاکتور، نوع قالب، صفحه و ظاهر، مشخصات فروشنده و خریدار، ستون‌های کالا، جمع‌ها، عنوان‌ها و توضیحات قابل تنظیم‌اند. برای قالب ساده اندازه‌های کاغذ مانند A4، A5 و A6 و برای قالب سوپرمارکتی عرض‌های حرارتی 58 و 80 میلی‌متر ارائه می‌شود. در قالب برچسب پستی، اطلاعات فروشگاه، فرستنده، مرسوله، گیرنده، کالاها و یادداشت مشتری را می‌توان کنترل کرد.

اگر آدرس، بارکد، مالیات یا شماره در پنل هست ولی چاپ نمی‌شود، هم روشن بودن بخش اصلی و هم روشن بودن فیلد داخل آن را بررسی کنید. پیش‌نمایش زنده، نتیجه انتخاب قالب را نشان می‌دهد. نمایش QR اطلاعات آدرس برای پیک به افزونه مربوط وابسته است. «بازنشانی» پس از تأیید، تنظیمات قالب، محتوا و صفحه را به پیش‌فرض برمی‌گرداند؛ سفارش‌ها را تغییر نمی‌دهد.

تغییرات قالب را در نوار ذخیره تنظیمات، با «ذخیره کردن» ثبت کنید و بعد چاپ تازه بگیرید؛ بستن پنجره قالب را به‌تنهایی ثبت نهایی فرض نکنید. اندازه کاغذ و جهت صفحه در پنجره چاپ مرورگر و تنظیمات چاپگر نیز باید با قالب هماهنگ باشند. این تنظیمات برای خروجی‌های بعدی فروشگاه است و فقط به سفارش بازشده محدود نیست.

خروجی اکسل بالای صفحه و خروجی اکسل سفارش‌های انتخاب‌شده

صفحه «سفارش‌ها» دو مسیر خروجی دارد که دامنه آن‌ها یکسان نیست:

• «خروجی اکسل» بالای صفحه: محدود به صفحه جاری نیست. وضعیت مرحله‌ای انتخاب‌شده را منتقل می‌کند؛ اما عبارت جستجو، بازه تاریخ، وضعیت پرداخت، روش پرداخت، روش ارسال و «فقط حذف‌شده‌ها» را همراه درخواست خروجی نمی‌فرستد. اگر وضعیت خاصی انتخاب نشده باشد، خروجی عادی شامل سفارش‌های حذف‌نشده به‌جز آرشیوی‌هاست. برای خروجی آرشیو، وضعیت آرشیو را صریحاً انتخاب کنید.
• «دریافت فایل خروجی اکسل» در منوی سه‌نقطه نوار عملیات گروهی: خروجی بر اساس سفارش‌های انتخاب‌شده آماده می‌شود. برای خروجی دقیقِ نتایج فیلترشده، ابتدا همان سفارش‌ها را انتخاب کنید و از این مسیر وارد شوید. انتخاب‌های باقی‌مانده از صفحات یا فیلترهای قبلی را نیز کنترل کنید.

دیدن یک فهرست محدودشده روی صفحه، تضمین نمی‌کند اکسل بالای صفحه همان فهرست را دارد. مثلاً اگر سفارش‌های پرداخت‌نشده یک ماه را جستجو کرده‌اید، برای خروجی همان موارد از انتخاب گروهی استفاده کنید؛ تیک بالای جدول فقط صفحه فعلی را انتخاب می‌کند و برای صفحات دیگر باید انتخاب را ادامه دهید.

فایل اصلی شامل شماره سفارش، مشتری، مبلغ پرداخت‌شده، تاریخ سفارش، روش پرداخت، وضعیت، شماره تماس، استان، شهر و اطلاعات منبع، رسانه و کمپین است. خروجی سفارش‌های انتخاب‌شده یک برگه جزئیات کالا نیز دارد که نام کالا، تعداد در بسته، بارکد، تعداد کل، مبلغ پایه، درصد تخفیف و مبلغ کل را با تفکیک سفارش نشان می‌دهد. برای بسته چندعددی، «تعداد کل» می‌تواند حاصل تعداد بسته ضرب در تعداد داخل بسته باشد و با تعداد ردیف پنل متفاوت دیده شود.

درصد تخفیفِ خروجی از تخفیف واحد محاسبه و رو به بالا گرد می‌شود؛ برای کنترل مالی، مبلغ تخفیف و جمع سفارش را مبنا بگیرید. مبلغ پرداخت‌شده اکسل را نیز جمع کل یا مانده بدهی سفارش نخوانید.

آماده‌سازی، دانلود و رفع خطای فایل اکسل سفارش‌ها

با زدن خروجی اکسل، فرایند ساخت فایل شروع و پنجره «خروجی اکسل» باز می‌شود. پیام «فایل در حال آماده سازی است...» همراه درصد و توضیح پیشرفت نمایش داده می‌شود. ثبت درخواست، به معنی آماده بودن فایل نیست؛ تا ظاهرشدن نتیجه تکمیل منتظر بمانید.

1. اگر ساخت خروجی قبلی هنوز در حال انجام است، بازکردن دوباره خروجی همان پیشرفت را نشان می‌دهد و ساخت مستقل دیگری را فوراً آغاز نمی‌کند.
2. پس از پیام «خروجی اکسل شما آمادست»، «دانلود» را بزنید. فایل با قالب اکسل دریافت می‌شود؛ بازشدن لینک دانلود را با ذخیره شدن موفق فایل در دستگاه یکسان ندانید.
3. «بازگشت» وضعیت نتیجه همان خروجی را از پنجره پاک می‌کند. این دکمه سفارش‌ها یا فایل دانلودشده را تغییر نمی‌دهد.
4. اگر «عملیات با خطا مواجه شد» دیده شد، توضیح خطا را بخوانید. پیش از تکرار، وجود سفارش مطابق دامنه خروجی و پایان عملیات قبلی را بررسی کنید؛ سپس با بازگشت و درخواست تازه دوباره تلاش کنید.

اگر پنجره بدون نمایش پیشرفت یا نتیجه باقی مانده است، نبودن نشانگر را موفقیت دانلود تفسیر نکنید. متن خطا، زمان درخواست، استفاده از خروجی بالا یا خروجی انتخابی، وضعیت انتخاب‌شده و تعداد انتخاب‌ها اطلاعات مفید برای پشتیبانی‌اند. بستن پنجره، دکمه لغو قطعی فرایند آماده‌سازی در پس‌زمینه نیست.

نشانه‌های حسابداری در فهرست و تلاش مجدد برای ثبت فاکتور

اگر اتصال نرم‌افزار حسابداری فروشگاه هم فعال و هم متصل باشد، برای سفارش دارای مبلغ پرداخت‌شده یا شماره حسابداری، نشان حسابداری زیر شماره سفارش ظاهر می‌شود. برای بررسی وضعیت اتصال، بخش «حسابداری خارجی» را باز کنید. شماره نمایش‌داده‌شده در ردیف سفارش، شماره فاکتور حسابداری است و در نبود آن ممکن است شناسه فاکتور نمایش داده شود.

اگر برای سفارش مشمول، شناسه فاکتور ثبت نشده باشد، آیکون تلاش مجدد با توضیح «خطا در اتصال به نرم افزار حسابداری . جهت تلاش مجدد کلیک کنید» دیده می‌شود. کلیک روی آن درخواست ثبت فاکتور را دوباره اجرا می‌کند. هنگام پردازش، آیکون همان ردیف غیرفعال یا چرخان است؛ پیش از پایان درخواست دوباره کلیک نکنید.

این هشدار همیشه اثبات قطع بودن شبکه یا نرم‌افزار حسابداری نیست. نداشتن شناسه می‌تواند با پشتیبانی‌نشدن ارسال فاکتور، پرداخت لازم، ثبت‌نشدن مشتری در حسابداری یا قواعد همان نوع سفارش مرتبط باشد. بعضی مسیرها درخواست را بدون ایجاد فاکتور تازه به پایان می‌رسانند. پیام «با موفقیت انجام شد» را به‌تنهایی معادل ایجاد فاکتور نگیرید؛ برگشت شماره حسابداری در فهرست و اطلاعات فاکتور در جزئیات را کنترل کنید.

برای سفارش کاملاً پرداخت‌نشده، نشانه تلاش مجدد ممکن است اصلاً در فهرست نباشد. از جزئیات سفارش و بخش «اطلاعات حسابداری فاکتور» وضعیت را بررسی کنید. «ثبت فاکتور» در جزئیات، در نرم‌افزارهایی که اجازه می‌دهند، ارسال سفارش بدون پرداخت را هم درخواست می‌کند؛ تلاش مجدد ردیف چنین درخواستی ندارد. هیچ‌کدام جای تأیید دریافت وجه مشتری نیستند.

دریافت گروهی اطلاعات فاکتور از حسابداری

برای تازه‌کردن اطلاعات فاکتورهای موجود، در «سفارش‌ها» سفارش‌های موردنظر را انتخاب و از منوی سه‌نقطه نوار پایین، «دریافت فاکتور از حسابداری» را بزنید. این گزینه با فعال و متصل بودن حسابداری نمایش داده می‌شود؛ نتیجه واقعی به پشتیبانی نرم‌افزار متصل از دریافت اطلاعات سفارش وابسته است.

عملیات دریافت، فاکتورهای منطبق موجود در حسابداری را می‌خواند و اطلاعاتی مانند شماره، تاریخ، سررسید، مبلغ قابل پرداخت، مبلغ پرداخت‌شده، جمع و کد مالیاتی را در اطلاعات حسابداری سفارش به‌روز می‌کند. این دکمه دانلود PDF، چاپ فاکتور، ساخت فاکتور جدید یا ثبت پرداخت بانکی فروشگاه نیست.

اگر بعضی سفارش‌ها فاقد شناسه فاکتور یا اطلاعات منطبق باشند، ممکن است برای آن‌ها چیزی به‌روز نشود. پس از پایان، جزئیات سفارش موردنظر را دوباره باز یا دریافت کنید و مقادیر «اطلاعات حسابداری فاکتور» را مقایسه کنید؛ پیام عمومی موفقیت، به معنی تغییر همه فاکتورهای انتخابی نیست.

در خطای «شناسه حسابداری ثبت نشده است»، شماره سفارش و وجود شماره حسابداری را بررسی کنید. برای تشخیص دقیق‌تر، نام نرم‌افزار حسابداری، تعداد انتخاب‌ها، سفارش‌های موفق و ناموفق و متن خطای نهایی را به پشتیبانی بدهید. مبلغ پرداخت‌شده در حسابداری ممکن است با تراکنش‌های ثبت‌شده فروشگاه متفاوت باشد و دریافت اطلاعات، خودکار این دو را یک تراکنش واحد نمی‌کند.

کانال فروش، منبع جذب و تفاوت سفارش مارکت‌پلیس با سفارش ورودی از سرویس دیگر

ستون «کانال فروش» می‌تواند دو نشانه کنار هم داشته باشد: یکی رسانه ثبت سفارش و دیگری منبع مراجعه. رسانه‌ها شامل وبسایت، بات، اپ اندروید، اپ iOS، وب‌اپلیکیشن، خرید سریع، ادمین، صندوق فروشگاهی، پنل فروشندگان دیجی‌کالا و Shopino هستند. منبع مراجعه می‌تواند گوگل، اینستاگرام، تلگرام، مستقیم، همکاری در فروش، توییتر، لینکدین، ترب، ایمالز، اسنپ‌پی، صندوق یا سایر باشد. در رایانه با نگه داشتن نشانگر روی نشانه‌ها، عنوان آن‌ها را ببینید.

این نشانه‌ها به سؤالات متفاوت پاسخ می‌دهند: سفارش از کدام مسیر ثبت شده و مشتری از کجا آمده است. برای نمونه، یک سفارش وبسایت می‌تواند منبع ترب داشته باشد. نشان ترب یا اسنپ‌پی در منبع، به‌تنهایی مشخص نمی‌کند پرداخت با کدام روش انجام شده؛ روش پرداخت را جداگانه بررسی کنید.

سفارش مارکت‌پلیسِ چندفروشنده‌ای، اطلاعات فروشنده و وضعیت سفارش فروشنده را در جزئیات هر کالا نشان می‌دهد. این مفهوم با «پنل فروشندگان دیجی‌کالا» یا «Shopino» به‌عنوان رسانه ثبت سفارش یکی نیست. برای پیگیری اینکه یک کالا را کدام فروشنده می‌فرستد، وارد جزئیات شوید؛ خلاصه کانال فروش پاسخ کامل این سؤال نیست.

برای سفارش واردشده از پنل فروشندگان دیجی‌کالا، ارسال فاکتور به حسابداری مسیر محدودشده‌ای دارد و درخواست ثبت عادی می‌تواند بدون ارسال فاکتور پایان یابد. در صورت نبود شماره حسابداری، صرفاً از روی آیکون کانال فروش، خرابی اتصال را نتیجه نگیرید.

حذف چند سفارش و بازگردانی سفارش حذف‌شده

برای حذف، در «سفارش‌ها» سفارش‌های حذف‌نشده را انتخاب و «حذف» را از نوار پایین بزنید. پنجره «حذف کردن سفارشات» تعداد انتخاب‌ها را اعلام می‌کند. این تعداد ممکن است شامل انتخاب‌های صفحات قبلی هم باشد؛ پیش از «تایید» آن را کنترل کنید. «لغو» پنجره را می‌بندد و درخواست حذف اجرا نمی‌شود.

پس از موفقیت، پیام «سفارشات مورد نظر حذف شدند» دیده می‌شود و سفارش‌ها از فهرست عادی کنار می‌روند. حذف، دستور لغو پرداخت، استرداد وجه، برگشت موجودی یا حذف فاکتور نرم‌افزار حسابداری نیست. اگر قصد پایان دادن به فرایند سفارش و رسیدگی به آثار آن را دارید، تفاوت حذف با وضعیت لغو را پیش از عمل بررسی کنید.

1. برای بازیابی، فیلترها را باز و «فقط حذف‌شده‌ها» را روشن کنید. محدودیت‌های جستجو، تاریخ و وضعیت همچنان اعمال می‌شوند؛ برای سفارش آرشیویِ حذف‌شده، وضعیت آرشیو را هم انتخاب کنید.
2. کنار سفارش هدف، «بازگرداندن سفارش» را بزنید. پنجره «بازگردانی سفارش» باز می‌شود.
3. با «تایید»، همان سفارش بازیابی و پیام «سفارش با موفقیت بازگردانی شد» نمایش داده می‌شود. چون فهرست فعلی فقط حذف‌شده‌ها را نشان می‌دهد، ناپدید شدن ردیف پس از بازیابی طبیعی است.
4. «فقط حذف‌شده‌ها» را خاموش و سفارش را دوباره پیدا کنید. بازیابی، سفارش تازه با شماره جدید نمی‌سازد و وضعیت قبلی سفارش را به «جدید» تغییر نمی‌دهد.

جزئیات معمول سفارش حذف‌شده ممکن است «سفارش یافت نشد» نشان دهد؛ ابتدا بازیابی کنید. عملیات بازگردانیِ این صفحه تک‌سفارشی است و ابزار گروهی عادی در حالت حذف‌شده‌ها ارائه نمی‌شود.

ثبت سفارش جدید از فهرست سفارش‌ها

دکمه «سفارش جدید» در «سفارش‌ها» شما را به «فاکتور سریع» می‌برد. این مسیر برای صدور سفارش از طرف مدیر است و با تغییر وضعیت یک سفارش موجود تفاوت دارد. عنوان صفحه در حالت ساخت «سفارش جدید» است.

در فاکتور سریع، کالا و مدل را انتخاب کنید، عنوان فاکتور و مشتری را مشخص کنید و تعداد، مبلغ واحد، تخفیف واحد و در صورت نیاز شرح کالا را بررسی کنید. توضیحات فاکتور، آدرس، روش ارسال، بسته‌بندی و تخفیف کلی نیز در همین فرایند قابل تنظیم‌اند. انتخاب آدرس به مشخص‌کردن مشتری وابسته است. تخفیف کلی مبلغ است؛ برای محاسبه درصدی، ابزار محاسبه کنار آن مقدار مبلغ را به دست می‌آورد.

برای ثبت سفارش، اطلاعات فروشگاه باید دریافت شده باشد و عنوان، مشتری و حداقل یک کالا وجود داشته باشد. اگر پیام «اطلاعات فاکتور را وارد کنید.» دیده شد، این موارد را کنترل کنید. «ثبت» سفارش را ایجاد می‌کند و صفحه نتیجه سفارش با امکان ادامه کار باز می‌شود؛ ساخت سفارش را با پرداخت آن یکسان ندانید. برای پیگیری، شماره و وضعیت پرداخت سفارش ثبت‌شده را از فهرست یا جزئیات بررسی کنید.

در صفحه «فاکتور ثبت شد»، لینک و QR پرداخت، امکان کپی لینک، «ارسال پیام» از طریق واتساپ، «چاپ فاکتور»، «مشاهده فاکتور» و «ثبت فاکتور جدید» وجود دارد. «ارسال پیام» گفتگوی آماده را باز می‌کند و ارسال نهایی در واتساپ انجام می‌شود. کپی لینک، چاپ یا دیدن صفحه نتیجه، پرداخت سفارش نیست.

وقتی سفارش پیدا نمی‌شود یا نتیجه عملیات با انتظار فرق دارد

• هیچ سفارشی در فهرست نیست: میان حالت خالی اولیه و نتیجه خالی جستجو تفاوت بگذارید. عبارت جستجو، وضعیت فعال، بازه تاریخ، پرداخت، روش‌ها و «فقط حذف‌شده‌ها» را بررسی کنید. سفارش آرشیوی در حالت بدون وضعیت نمی‌آید.
• عدد مثبت در قیمت هست ولی سفارش پرداخت‌نشده است: مبلغ دریافتی می‌تواند کمتر از کل بدهی باشد. جمع کل جزئیات و تراکنش‌های موفق را مقایسه کنید.
• شمارنده یا اطلاعات پس از عملیات قدیمی است: فهرست، شمارنده‌ها و اطلاعات سفارش را دوباره دریافت کنید. درخواست حسابداری، پرداخت و تغییر وضعیت را فقط برای تازه شدن نمایش بی‌دلیل تکرار نکنید.
• چاپ یا اکسل سفارش‌های اضافه دارد: تعداد انتخاب‌های گروهی، انتخاب‌های صفحات قبلی و تفاوت خروجی بالای صفحه با خروجی انتخابی را بررسی کنید.
• پس از تأییدهای پرداخت، وضعیت گروهی تغییر نکرده: ابتدا پرداخت و مرحله فعلی را کنترل و در صورت باقی‌ماندن مرحله قبلی، تغییر وضعیت را دوباره ثبت کنید.
• فاکتور حسابداری شماره نگرفته: موفقیت عمومی درخواست را کافی ندانید. شرایط ارسال فاکتور، نوع سفارش، ثبت مشتری و پشتیبانی نرم‌افزار متصل را بررسی کنید.

برای پیگیری مشکل، شماره سفارش، نام بخش یا دکمه، تاریخ و ساعت اقدام، فیلترهای فعال، تعداد انتخاب‌ها و متن دقیق خطا را ثبت کنید. برای مشکلات حسابداری، نام نرم‌افزار و شماره فاکتور مرتبط، و برای مشکلات پرداخت، شناسه پیگیری تراکنشِ قابل‌مشاهده نیز مفید است. رمز، کلید اتصال و اطلاعات محرمانه حساب را در توضیح مشکل قرار ندهید.